Geen onderwerp is bij de inkoop van de overheid op dit moment zo actueel als de relatie tussen markt en overheid. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden van het Ministerie van Economische Zaken ontplooit de laatste jaren allerlei activiteiten om die relatie te optimaliseren om ervoor te zorgen dat het geld van de belastingbetaler zo goed mogelijk besteed wordt. Helaas kwam dit onderwerp vooral recentelijk negatief in het nieuws. Dat merkten wij ook bij de drie ronde tafelgesprekken die PIANOo en de VHG, branchevereniging van Hoveniers en Groenvoorzieners onlangs organiseerden. De deelnemers hadden het vaak over wantrouwen. Een aantal kernwoorden die hiermee verband houden waren: angst, krampachtig, cowboygedrag, conservatisme, en gebrek aan transparantie, kennis en controle. Gebrek aan vertrouwen dus.
Omdat het woord Vertrouwen zo centraal stond heb ik eens teruggebladerd in de scriptie die ik met een aantal collega’s heb geschreven voor mijn NEVI-PLP opleiding. Wij benoemden vertrouwen als een concept dat gerelateerd is op relaties. Het bestaat indien de vertrouwer geloof heeft in de oprechtheid, betrouwbaarheid en integriteit van de vertrouwde en daardoor bereid is om risico’s te nemen. Het is gebaseerd op de verwachting waarop de vertrouwde zich zal gedragen op basis van voorgaande ervaringen, huidige gedrag en behaalde resultaten. Wij koppelden vervolgens diverse vormen van vertrouwen aan het inkoopvolwassenheidsmodel en kwamen daarbij tot een aantal zorgelijke conclusies. De meeste inkooporganisaties (zowel publiek als privaat) bevinden zich ergens tussen fase 1 en 2 van dit model. Dart betekent dat ze vooral bezig zijn met het voldoen aan wet- en regelgeving en interne procedures. Zaken als geloop in competentie van de ander, betrouwbaarheid, wederzijds begrip en durven loslaten; allerlei begrippen die volgens mij behoren bij een professionele relatie, zijn gerelateerd aan fase 5. Een fase waarin slechts een heel enkele organisatie zich bevindt! Dat betekent dus dat het model niet klopt of dat we iets van elkaar verlangen dat we nog lang niet kunnen waarmaken. Gelukkig kwamen er oplossingen uit de verschillende bijeenkomsten om toch naar die fase toe te groeien. De sleutelwoorden die daarbij horen zijn Communicatie en Transparantie.
Communicatie begint al bij de voorbereiding van een aanbesteding, bij het vaststellen van de vraag. In die fase is de meeste winst te behalen. Betrek de markt bij die vraag, maak gebruik van de expertise, bijvoorbeeld door het houden van marktconsultaties. Wees daarbij wel transparant en bevoordeel geen partijen! Het behouden van het Level Playing Field noemen we dat in goed Nederlands. Tijdens de aanbesteding zijn er binnen de verschillende procedures mogelijkheden om contact met elkaar te hebben, bijvoorbeeld bij de prijsvraag , de concurrentiegerichte dialoog of door de methodiek van prestatie-inkoop. Maar zeker door het gebruik van de Nota van Inlichtingen. Ondernemers, vooral binnen het MKB stellen te weinig vragen over de procedure of het bestek. Angst voor het verlies van een opdracht wordt vaak als reden genoemd. Ook in de uitvoeringsfase blijft communicatie belangrijk. Niet alleen wanneer het niet goed lijkt te gaan, maar juist ook wanneer het goed gaat. Waarderen van elkaar competenties, respect voor het vakmanschap werd dat genoemd. Dat kweekt vertrouwen. Helaas heeft vertrouwen tijd nodig om te groeien en is het ook zo weer weg als het een keer fout gaat. Vertrouwen komt te voet en gaat te paard luidt het gezegde dan ook. Integriteit van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer is dus een eerste vereiste. Niet voor niets staat er bij de inleiding van de beschrijving van het overheids-inkooproces op de PIANOo-website:
Bij het plaatsen van de inkoopopdracht op de markt gelden voor een publieke organisatie speciale regels om er voor te zorgen dat algemene beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie worden geëerbiedigd.
De praktijk wijst uit hoe waar die woorden zijn. Het is de basis voor professioneel inkopen, het is de basis voor vertrouwen. Of in andere woorden: it takes two to tango.
