Verantwoord inkopen is niet de verantwoordelijkheid van de inkoopafdeling alleen. Want het vergt samenspel en betrokkenheid van de hele organisatie. Zoals bestuurders, interne opdrachtgevers, inkopers, contractmanagers. Een goed contact en samenwerking met het bedrijfsleven zijn essentieel. Dat was de boodschap van het 15e PIANOo-congres. Zoals altijd een heel uitgebreid programma. En met ruim 800 deelnemers ook weer drukbezocht. Ik koos voor sessies die gericht waren op innovatiegericht inkopen.
Leuk om mijn oud-collega’s weer eens te zien. Zij gaven aan welke muziekkeuze hun onderwerp ondersteunde. Voor mij de mooiste: Major Tom van David Bowie. Niet geheel toevallig door Floris de Boer gekozen bij het thema innovatiegericht inkopen.
SBIR in de praktijk: ervaringen van ondernemers en opdrachtgevers
Innovatiegericht inkopen kan met het innovatie instrument Small Business Innovation Research (SBIR). Want bij een SBIR-competitie daagt de overheid ondernemers uit om innovatieve oplossingen te ontwikkelen voor een maatschappelijk vraagstuk.
SBIR is voor alle aanbestedende diensten. Het biedt de kans externe marktpartijen in te zetten om oplossingen te vinden voor overheidsuitdagingen. Op de website van PIANOo staat een handig stappenplan. Deze aanpak verkleint de risico’s. De overheid betaalt alleen voor de beste projecten en heeft veel invloed op het eindresultaat. De methodiek van SBIR werd geillustreerd met een actueel voorbeeld: binnensport en COVID.
Eigenlijk kwam deze sessie net te laat voor mij. Aan het begin van deze week dienden collega Barry Burger van de Koninklijke Marine en ik namelijk een aanvraag voor een SBIR in. Voor mij de eerste keer, dus best wel spannend.
Startup in Residence: samen innovaties een boost geven.
Startup in Residence (SiR) is een vorm van innovatiegericht inkopen waarin niet een specifiek product of dienst wordt gevraagd. Juist de nog onbekende (deel-)oplossing voor een vraagstuk staat centraal. Bijzonder is het gezamenlijk (startups en ambtenaren) ontwikkelen en testen van nieuwe oplossingen. Ook de aandacht voor het leren over innovatie is bijzonder.
Nick Toet van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Duncan Waardenburg (provincie Zuid-Holland) gaven aan hoe dit werkt. Het project is opgezet omdat het voor startups moeilijk is om bij de overheid binnen te komen. Er wordt kort-cyclisch gewerkt. De startup zit bij voorkeur bij de interne opdrachtgever (de challenge eigenaar in vaktermen) in huis (in residence). Dat vergroot de betrokkenheid van beide kanten. Omdat het gaat om kleine projecten en kleine bedragen (ongeveer 25.000 euro voor een prototype en zes maanden) is falen niet zo erg. Lees meer in de Handreiking van PIANOo.
Verantwoord inkopen van tweefasen contracten
Joost Fijneman (CROW) en Hans de Wit (Veiligheidsregio Fryslân) vertelden over tweefasen contracten, zoals het Bouwteam en Rapid Circular Contracting. Deze worden steeds vaker en in meerdere sectoren toegepast. Het gaat hier om methodieken waarbij de opdrachtnemer op een eerder moment dan gebruikelijk in het proces als samenwerkingspartner betrokken wordt. Opdrachtgever en opdrachtnemer formuleren daarbij gezamenlijk de definitieve opdracht en de bijbehorende prijs. Wanneer heeft zo’n tweefasen aanpak nu meerwaarde? En wat zijn de (juridische en andere) grenzen bij het uitvoeren van een aanbestedingsprocedure?
Het Waterschapsbedrijf Limburg maakte daar een interessant filmpje over. Op de website van CROW staat een handreiking. Deze beschrijft hoe een aanbesteding zo ingericht kan worden, dat er gestuurd wordt op een succesvolle samenwerking.
Meten en borgen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Monitoring van MVI geeft inzicht in de vooruitgang die we maken en leert ons wat wel en wat niet werkt. Maar hoe organiseer je monitoring van MVI in je organisatie? Welke indicatoren gebruik je om enerzijds MVI-effecten te meten en anderzijds de voortgang (en benodigde organisatieverandering) in de toepassing van MVI te monitoren. En hoe borg je MVI contractueel, zo dat de beloofde input ook daadwerkelijk geleverd of gerealiseerd wordt? Dat waren vragen waar ‘mijn’ afstudeerders Tes Postma (bij Internationales Sociale Voorwaarden en Emre Deger (bij Social Return) ook tegen aan liepen.
Godard Croon (Copper8) en Lonneke de Graaff (CE Delft) benoemden de indicatoren waarmee je het effect van MVI meet en de voortgang in de gaten houdt. Ook gingen zij in op de contractuele borging van een MVI overeenkomst: hoe zorg je ervoor dat de beloofde input ook daadwerkelijk gerealiseerd wordt? Copper8 en CE Delft komen binnenkort met een breed toepasbare handreiking die antwoord geeft op deze vragen. Uitdagende tip van Godar: wees ambitieus bij het stellen van eisen en cireria. Gebruik een marktconsultatie om te toetesen of ze ook haalbaar zijn. Lonneke had ook een tip: stel een tenderboard MVI in. Volgens mij een goede manier om ervoor te zorgen dat er meer aanbestedingen met een MVI component op de markt komen.
Ervaring en inzichten innovatiegericht inkopen uit de VS
Het innovatieloket van Rijkswaterstaat, PIANOo en RijksVastgoedBedrijf bundelden hun krachten. Namens de Werkgroep Innovatiegericht Inkopen strikten zij de Amerikaanse professor Charles Wessner voor een masterclass. Hij is spreker, onderzoeker en schrijver met een brede kijk op globaal innovatiebeleid en geldt als autoriteit op het gebied van innovatiegericht inkopen, in het bijzonder SBIR. Hij adviseert regeringen, parlementen, de VN, universiteiten en leiders over de hele wereld over het belang van een effectief innovatiebeleid. Tijdens de masterclass kregen wij inzicht hoe in de VS en andere landen innovatiegericht inkopen beleid is vormgegeven en wat het oplevert. Hij gaf handvatten hoe we dit in NL verder kunnen brengen. Wat ik wel interessant vond was de relatie die Charles regelmatig legde met het werk van Marianne Mazzucato.
Al met al weer een heel interessante dag. Ik hoop dat wij volgende jaar weer een live PIANOo congres kunnen bezoeken. De meet&greet mist ik toch wel.
Dank aan Maarten Kaster en zijn team voor de organisatie!
