Overheidsinkopers zijn net jongleurs. Ze moeten een groot aantal ballen tegelijk in de lucht houden. Om er maar eens wat te noemen: kosten, kwaliteit, rechtmatigheid, transparantie, eerlijkheid, duurzaamheid, MKB, MVO, social return. De kleuren en de intensiteit van die kleuren is verbonden aan de politieke kleur van de organisatie waar die inkoper voor werkt. En ook die kleuren veranderen eens in de zoveel tijd. Om het nog lastiger te maken worden die ballen nog vanuit verschillende kanten aangegooid. De afdeling financiën, afdeling juridische zaken en ga zo maar door. En dan moet ie ook nog eens alles van de markt weten en inkoop intern kunnen verkopen. We hebben het hier blijkbaar over een schaap met vijf poten. Wacht, had ik contractmanagement al genoemd?
Inkoop verandert. Dat zien we overal om ons heen. De inkoop van de overheid wordt steeds professioneler. Maar toch, ergens loopt het spaak. Volgens mij zit dat in de organisatie. Er wordt steeds meer van een inkoper verwacht. Hij of zij moet steeds meer kunnen en weten in en van een wereld die steeds complexer wordt. Dat moet onherroepelijk fout gaan. Wordt het niet eens tijd te zoeken naar een ander type inkooporganisatie in plaats van de eisen aan de inkoper steeds te verhogen (zonder overigens de functie hoger in te schalen)?
Ik heb daar de afgelopen tijd over nagedacht. Het idee moet zich nog verder vormen, maar ik gooi het er maar uit. Begrippen als Wisdom of Crowds en co-creatie spreken mij namelijk erg aan. Wellicht kunnen we het samen verder vorm geven (als ik tenminste geen onzin loop te verkopen).
In mijn idee moet er veel meer aandacht zijn voor de voorzijde van het inkoopproces. Wat wil mijn organisatie en hoe kan inkoop daarmee helpen? Dat betekent dat je de doelstellingen van je organisatie moet kunnen dromen, je continu de organisatie in moet om te weten wat er speelt, om inkoop daar vroegtijdig een rol bij te kunnen geven. Met andere woorden je bent geen inkoper, maar accountmanager. Afhankelijk van de kernactiviteit van de organisatie stelt dat andere eisen aan het profiel. Moet ie meer van beleid weten of een technisch inzicht hebben bijvoorbeeld. Je moet ook alles van een bepaalde markt weten om goed te kunnen inkopen. Dat kan alleen als je expert bent. En dat wordt lastig als je van alles moet inkopen voor je organisatie. Daarnaast is contractmanagement een nog te ontginnen terrein binnen de overheid. Daar valt heel veel geld te verdienen. Meer contractmanagers nodig dus! Dat kan allemaal niet met de personeelsbezetting van de meeste organisaties. Outsourcen en realloceren dus!
Outsourcen om de specialisten van buiten te halen. Waarom zou je alles zelf moeten doen als we in Nederland genoeg specialisten hebben? Er lopen genoeg ZZP’ers rond met een specialisatie op bepaalde markten die je inhuurt voor een bepaalde klus. Zeker via een marktplaats of een ZZP netwerk als bijvoorbeeld SEPP zou dat niet zo moeilijk moeten zijn. Er zijn ook zat inkooporganisaties die routineproducten voor je kunnen inkopen. Stel accountmanagers aan voor de belangrijkste activiteiten binnen je organisatie. Laat de inkopers binnen je organisatie zich richten op de inkoop van de core business. En stel vooral contractmanagers aan die deze contracten keihard bewaken.
Ik denk dat je met realloceren ook veel huidige inkopers gelukkiger maakt. Het kan gewoon niet van iedereen verwacht worden om al die ballen in de lucht te houden. Laat ze zich lekker focussen op een beperkt aantal belangrijke zaken. Dan wordt de jongleur een messenwerper of koorddanser. Een specialist met focus op een onderdeel van het boeiende inkoopvak waar zij of haar competentie en interesse ligt!
Kort samengevat:
de inkoopafdeling van een overheidsorganisatie bestaat uit een kleine kern van accountmanagers, inkopers en contractmanagers die zich richten op de kernactiviteiten van de organisatie. Voor de rest huur je expertise in,voor specialismen of voor routinezaken.
Of is dit allemaal vloeken in de kerk, heilige huisjes omver halen of schoppen tegen het zere been?
