Ik weet het nog goed. Een van mijn eerste klussen als inkoopadviseur was het maken van rapportages over Europese aanbestedingen, een soort spendanalyse dus. Wat mij toen opviel was de enorme vervuiling van gegevens van leveranciers. Dat zou toch beter moeten. En dat kan!
Een goede spendanalyse vereist schone data
Garbage in, garbage out. Dat principe is zeker toepasbaar op de transformatie van gegevens naar informatie. Bij deze werkgever zag ik al snel dat een grote speler miste in de top 10. De verklaring was snel gevonden. Het bedrijf werkte regionaal en iedere vestiging van deze werkgever voerde zelf de gegevens in. Toe ik eenmaal alle streepjes, hoofdletters, afkortingen en dergelijke had weggewerkt vloog het bedrijf omhoog in de ranking. Ik had nu schone data, maar het kostte wel een hoop handarbeid.
Het belang van een centraal systeem
Bij mijn huidige werkgever wordt een centraal systeem gebruikt. Dat maakt het uitvoeren van een spendanalyse al veel makkelijker. Alle gegevens staan in ieder geval op één plek. Met de beroemde druk op knop rollen de benodigde gegevens zo uit het systeem. Het werk om een gegevensbestand op te bouwen neemt hierdoor flink af. Maar nog steeds heb je dan nog geen schone data.
Eerst Control, dan pas een spendanalyse
Sinds 1 januari 2018 leidt ik ook het team Inkoopondersteuning. Eén van de medewerkers in dat team is Gerrit. Hij houdt zich onder meer bezig met de procesverbetering van het crediteurenbeheer met als doel een correcte rapportage over de spend. Ondertussen is vrijwel elke factuur gekoppeld aan een contract. Dat is dus precies de man die ik een aantal jaren geleden nodig had.
Spendanalyse reduceert maverick buying
Op de verkregen data voert hij diverse analyses uit. Met de verkregen spendrapportage adviseert hij productmanagers, inkopers en zeven rijksbrede categoriemanagers. Ook andere rijksonderdelen, zoals het Ministerie van OCW en Rijkswaterstaat weten hem ondertussen te vinden. Een belangrijk onderdeel van de spendanalyse is de mogelijkheid tot het terugdringen van het inkopen buiten de afgesloten contractpartijen (maverick buying). Gerrit doet dit door deze informatie zichtbaar en bespreekbaar te maken voor de verschillende managementlagen. Mede door zijn inzet is het percentage maverick buying binnen de Belastingdienst flink gedaald. Deze informatie is ook heel handig ook voor categoriemanagers, die met de spend van meerdere departementen te maken hebben en die willen weten of er buiten hun rijksbrede contracten wordt ingekocht.
Spendanalyse wordt nóg beter
Gerrit heeft ondertussen al veel bereikt, maar is echter nog steeds niet tevreden. Hij vertelde mij dat hij toe wil naar tabelgestuurde
informatie. Bijvoorbeeld aan koppeling van contracten aan werkpakketten en aan contractmanagers. Verder ziet hij voordelen in de koppeling van facturen aan leveranciers die onder meerdere pakketten vallen.
Hiervoor wil hij ook externe gegevens gebruiken. Daarbij denkt hij als eerste een koppeling met de gegevens van de Kamer van Koophandel. Hiermee bereikt hij dat bijvoorbeeld het combineren van moeder- en dochterbedrijven veel makkelijker wordt. Een andere koppeling is die met commerciële leveranciers van data, net zoals onze marktanalisten die al hebben.
Als laatste vroeg ik Gerrit waar hij nu trots op is. Hij hoefde daar niet lang over na te denken en noemde drie punten. Ten eerste
de ontstane samenwerking met andere onderdelen binnen de eigen organisatie, om de aanwezige kennis en kunde optimaal in te zetten. Als voorbeeld noemde hij de Business Informatie groep binnen ons SSO Financieel en Managementinformatie i.o. Ten tweede de samenwerking met andere departementen. En als derde dat hij een bijdrage leveren mag leveren aan informatievoorziening voor andere IUC’s binnen de Rijksoverheid.
Kijk, dat zijn de woorden van een echte professional. Ik ben er trots op dat ik dit soort vakmensen in mijn team heb!