Vertrouwen? Het is bijna Kerstmis, tijd voor overpeinzingen, wensenlijstjes en goede voornemens. Ik richt mij daarbij op de rol van vertrouwen bij inkoop. Dat is bijna een vies woord geworden. Ik vind nog steeds dat de Aanbestedingswet daar flink aan bijgedragen heeft. De basisbeginselen ervan passen prima in de kerstsfeer: non-discriminatie, gelijkheid, transparantie en proportionaliteit. Prima, daar kan iedereen goed mee leven. Vrede op aarde zou je zeggen. De werkelijkheid is anders. Een dikke aanbestedingswet er overheen, PVE’s zo dichtgetimmerd dat je de kerststal niet mee binnen kunt en rechtszaken waar de drie koningen nog rijker van worden. Toch is er hoop. De kerstster straalt met vertrouwen. Ik zie een aantal mogelijkheden die overheid en bedrijfsleven helpen een win-win situatie te creëren. Dat is toch een mooie kerstgedachte?!
Functioneel specificeren
Om de dikke PVE’s te laten afslanken (een vaak genoemd goed voornemen) gaan we veel meer functioneel specificeren. We geven leveranciers meer ruimte en vrijheid en vertrouwen er als opdrachtgever op dat zij daardoor met betere oplossingen komen dan wij zelf voor ogen hadden. Ja, dat betekent de oplossing niet zelf te bedenken en meer risico te nemen. Durven loslaten.
Aanbesteden op 3A4
Een aanscherping van het vorige punt. Dé manier om af te rekenen met dichtgetimmerde aanbestedingen. Deze methodiek (geen doel op zich) dwingt de aanbestedende dienst heel goed na te denken over hun uitvraag. Wollig taalgebruik is uit den boze want dat vreet papier. Mooi voordeel is dat dit hierdoor een MKB -vriendelijke methodiek is. Mooi kerstcadeau dus.
Leveranciersmanagement
Die term kan eigenlijk niet. Het contract is er om te managen. Laten we het daarom maar hebben over relatiemanagement. Het strategisch belang van relatiemanagement is het afgelopen jaar wel heel duidelijk geworden. En voor strategische leveranciers geldt: samen, samen, samen. Dat kan alleen met vertrouwen. Vertrouwen in elkaars goede wil, elkaars capaciteiten. En weer geldt dus: durven loslaten.
Relationele contracten
Transactionele contracten (what is in for me?) zijn de norm. Op zich niets mis mee bij duidelijk te omschrijven opdrachten waar een relatie met de leverancier van minder belang is. Wanneer een wederzijds belang gaat spelen (what is in for we?) werkt dat niet meer. Dan is het beter om een relationeel contract op te stellen. Hierbij staat dus de relatie centraal en niet de transactie. En dat is belangrijk, zeker in de VUCA wereld waarin inkoop opereert.
Geschiktheidseisen
Als laatste: de geschiktheidseisen die aan een potentiële opdrachtnemer gesteld worden. Kunnen we daar ook eens met wat meer vertrouwen mee omgaan? Is dit ook niet een vorm van dichttimmeren om risico’s te mijden? Creëren we daarmee een te hoge drempel en sluiten we daar daardoor geen verrassende nieuwkomer in onze kersstal uit?
Ik wens iedereen heel fijne Kerstdagen, een gelukkig Nieuwjaar en een 2024 vol vertrouwen!
