Drones zijn van steeds grotere betkenis vooor Defensie. Behouden, beschermen en ontwikkelen van strategische kennis, technologie en capaciteiten is van wezenlijk belang voor onze nationale veiligheid. Dat maken de geopolitieke ontwikkelingen van de afgelopen jaren wel duidelijk. Kennis, technologieontwikkeling en innovatie vormen het fundament onder de vernieuwing van de Nederlandse krijgsmacht en de defensieorganisatie.
Nieuwe dreigingen in onze omgevingen, in combinatie met de opkomst van baanbrekende technologieën, vereisen een doorlopende inspanning om voor te blijven op onze (potentiële) tegenstanders. Als het gaat om de bedrijfsvoering blijven we werken aan vereenvoudiging van processen en regelgeving (SKIA 2021-2025).
Digitaliseren van de bedrijfsvoering
Vereenvoudiging van processen kan door te digitaliseren. Een mooi voorbeeld hiervan is de catalogus voor drones. Simone van de Akker (DMO/Afdeling Inkoop Projecten) werd hier recent over geïnterviewd voor Werken voor Nederland. Het thema van deze sessie was digitalisering van het inkoopprces. Simone en haar collega’s Tom Kalkhoven en Bart Swanenberg (Bureau Typemanagement UAS van de DMO Directie Wapensystemen & Bedrijven) merkten een toename in het aantal behoeftes en aanbestedingen voor drones binnen Defensie. Dat kostte steeds meer tijd. Bovendien was de beoogde functionaliteit al bijna weer verouderd op het moment dat de eerste levering binnenkwam. Dat moest anders dachten zij. En zo kwamen zij op het idee van een bestelcatalogus.
Verkennen van de markt
Zoveel gebruikers, zoveel wensen. Hoe kom je erachter hoe jouw behoeftes het best vervuld kunnen worden? Daarom werd er een marktconsultatie gehouden. De opkomst was hoog. Helaas bleken vrijwel alle leveranciers alleen hun eigen product te leveren. Dit was niet de oplossing voor het probleem. De toegevoegde waarde zit in een leverancier die een totaalpakket kan aanbieden en die naast het leveren van systemen ook ondersteunt in het kader van integratie en ontwikkelingen. Gelukkig bleek er een partij te zijn die producten van meerdere leveranciers kon aanbieden. Daarnaast kon hij ook ondersteuning bieden in trainingen en integratie van verschillende systemen en payloads.
Borgen van de financiën
Een probleem bij de start van het project was het budget. Een raamcontract kent weliswaar geen afnameverplichting maar ons financiële systeem vereist een gedekte doelwaarde. Om dat bedrag bij elkaar te krijgen heeft wel wat moeite gekost. Ook de manier van bestellen (DigiInkoop i.p.v. SAP) heeft tot de nodige discussies geleid. Maar uiteindelijk stonden alle lichten op groen. Er kon worden overgegaan op een offertetraject.
Afsluiten van het contract voor drones
Met deze partij werd een contract voor drie jaar afgesloten met twee keer een optie tot verlenging van een jaar. Heel bewust. Door de snelle veranderingen in deze markt zou de markt er over een paar jaar wellicht heel anders uit kunnen zie . Nu bestaat de mogelijkheid het contract daar op aan te passen. Daarnaast moet het contract zijn toegevoegde waarde bewijzen. Indien er na evaluatie geconcludeerd dat het contract geen toegevoegde waarde (meer) heeft dan hoeft er niet verlengd te worden.
Het Programma van Eisen voorzag in vijf categorieën drones. Nieuwe type drones dienen te voldoen van het Programma van Eisen voordat ze in de catalogus kunnen worden opgenomen. Denk aan eisen op het gebied van beveiliging en aan luchtvaarteisen van de Militaire Luchtvaart Autoriteit. Ook moeten zij gekwalificeerd zijn voor gebruik binnen Defensie.
Flexibiliseren van het aanbod
Door te werken met bepaalde standaardeisen kunnen alle drones die voldoen aan het Programma van Eisen en gekwalificeerd zijn worden opgenomen in de catalogus. Dit betekent dat er geen vaste lijst met leveranciers of vaste type drones is. Daarmee wordt bereikt dat in de catalogus steeds de laatste type drones staan. Daarnaast staan in de catalogus ook reserveonderdelen, accessoires en opleidingen. Overigens heeft het team de eindverantwoordelijkheid voor de inhoud van de catalogus.
Inrichten van de catalogus voor drones
Voor het bestellen kunnen geautoriseerde gebruikers terecht bij het rijksbrede systeem DigiInkoop. Nadeel van dit systeem bleek dat het niet genoeg ruimte biedt voor technische specificaties. Daarom heeft het team in Sharepoint een catalogus ingericht die vraag gestuurd werkt. Voor vragen kan men natuurlijk altijd bij het team terecht. Van die mogelijkheid wordt druk gebruik gemaakt.
Vooruitblikken naar de toekomst
De landmacht, als grootste gebruiker, ziet het project als innovatie. Met de op handen zijnde evaluatie van de raamovereenkomst en catalogus door de diverse gebruikers die voor dit jaar gepland staat, weet het team of zij op de ingeslagen weg kunnen doorgaan en waar zij kunnen verbeteren.
Lezen over drones bij Defensie?
Dronecatalogus:kijken,klikken, krijgen
Raven, onbemand verkenningssysteem
Black Hornet, onbemand verkenningssysteem
Vrachtdrone met valdozen helpt mensen in nood
