Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is een hot item binnen de Rijksinkoop. Dat zagen we bij de recente Dag van de Rijksinkoop. De relatie met contractmanagement legt men hierbij niet altijd direct. De contractmanager kan echter een grote toegevoegde waarde bij een inkoopproces leveren, zeker als je hem of haar zo vroeg mogelijk betrekt. Roy van der Velden is daarvan een heel mooi voorbeeld.
Interieur & Design
Roy is contractmanager Interieur & Design bij het IUC Belastingdienst. In zijn portefeuille vallen de vele duizenden stoelen en tafels die in de kantoren van de Belastingdienst staan. Onlangs is dit aanbesteed. MVI speelde daarbij een grote rol.
contractmanager biedt meerwaarde
Roy vertelde dat het heel belangrijk is de contractmanager vroeg te betrekken. In zijn woorden:
hoe eerder de contractmanager betrokken, hoe beter de uitkomst van een aanbesteding!
De meerwaarde ligt volgens hem in de kennis van het proces (doorlooptijd, planning), kennis van de (klant)organisatie, benodigde kwaliteitseisen en KPI’s, en het verloop van de spend in het verleden en schattingen daarvan voor de toekomst. Daarnaast is ook de vroege betrokkenheid van de servicemanager van groot belang. Deze kan door zijn of haar kennis van het product als geen ander een bijdrage leveren aan het Programma van Eisen.
Het vorige contract was vooral gericht op de levering van nieuw materiaal. Dit keer werd stevig ingezet op MVI. Hierbij riepen zij de hulp in van onze duurzaamheid expert Frank Knuvers. Lees maar eens wat dit dreamteam allemaal bedacht.
MVI: Duurzaamheid
Roy en productmanager Eric van Dijk zijn van mening dat duurzaamheid ook bereikt kan worden door een langere levensduur van een product.
kwaliteit van bureaubladen is belangrijk
Een mooi voorbeeld dat hij noemde was de kwaliteit van de bureaubladen. Willen die langer meegaan, dan moeten ze stevig genoeg zijn. Daarvoor hebben Roy en Eric de hamerproef bedacht. Bij een kwaliteitstest is volgens hen de beste methodiek het bureaublad een forse dreun met een hamer te geven. Dit soort creativiteit is volgens mij het gevolg van een lange ervaring in dit vakgebied.
MVI: Circulariteit
Repareren, preventief onderhoud en hergebruik van materiaal. Dat was de eerste klapper. Door meer geld uit te trekken voor deze activiteiten wordt de levensduur van het product flink verlengd. Afschrijvingstermijnen werden dan ook losgelaten. Voor de leveranciers was het wel even wennen. Zij moeten namelijk het oude materiaal van de vorige leverancier overnemen en verwerken.
onderhoud wordt makkelijker
De eerste actie die de leveranciers moeten uitvoeren is het taggen van al het meubilair met gegevens als de leeftijd, het onderhoud etc. De volgende keer hoeft dan alleen de chip uitlezen te worden en de leverancier weet dan gelijk waar het over gaat. Roy en Eric hebben de twee leveranciers een bepaald budget voor het onderhoud ter beschikking gesteld. Dit lijkt goed te werken.
recycling is nog moeilijk
Recycling is nog moeilijk binnen deze productgroep. Voor tafels ligt de grens op 80%, voor stoelen is dit maar 10%. Zij dagen leveranciers dan ook uit om stappen te maken. Hier is een innovatiebudget voor beschikbaar. De Belastingdienst is namelijk bereid te investeren in innovatie in maatschappelijk verantwoord inkopen. Een mooi voorbeeld is de ontwikkeling van een circulaire zitting.
MVI: Social return
Het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt is een belangrijke doelstelling van de Rijksoverheid. Roy en Eric merkten echter dat het in de praktijk lastig blijkt dit goed in te vullen. Vaak worden stagiaires ingezet of gaat het om kortdurende trajecten.
kiezen voor een duurzame oplossing
Zij wilden echter een duurzame oplossing waarbij de leverancier aantoont dat zij mensen daadwerkelijk in dienst hebben genomen en dat deze een aantoonbaar uitzicht op een vaste aanstelling hebben. Het lukte nu nog niet om deze wens in de aanbesteding op te nemen. Bij een komende aanbesteding voor een ander product willen zij dit zeker toepassen.
CO2 reductie
Wat ik heel leuk vond was het gebruik van de CO2 prestatieladder. Zij lieten het aan de markt over om te bepalen op welk niveau zij zouden inschrijven. De eis was echter dat de leverancier binnen een jaar een certificering kan overleggen. Zo niet, dan is het einde contract.
inspanningsverplichting is een succes
Daarnaast is er een inspanningverplichting waarbij de leveranciers jaarlijks moeten aantonen dat zij vorderingen maken bij het reduceren van de CO2 uitstoot. Dat was iets dat de leveranciers nog niet kenden en waar zij erg enthousiast over waren. Aangemoedigd door dit succes willen Roy en Eric dit ook toepassen in een andere aanbesteding.
Mijn conclusie
Deze voorbeelden tonen voor mij heel duidelijk aan hoe belangrijk het is om de contractmanager zo vroeg mogelijk in een aanbestedingstraject te betrekken. Op die manier wordt optimaal gebruik gemaakt van de aanwezige kennis en ervaring binnen de eigen organisatie. Dit komt de kwaliteit van het product of de dienst ten goede, verlaagt kosten en risico’s, verbetert de samenwerking met de leverancier en verhoogt de klantentevredenheid.
Kijk op de site van PIANOo voor meer informatie over MVI. Lees ook het verslag van de marktontmoeting Circulaire kantoorinrichting