Bedrijfskleding blijkt het product te zijn dat de meeste emotie bij gebruikers oproept. Ik dacht dat dat koffie was. Mis dus. Daar 
kwam ik pas achter bij de voorbereidingen voor een aanbesteding bij de Belastingdienst. Van dichtbij mocht ik meemaken hoe mijn collega’s Diana van Ommeren en Daniëlla van Velzen de juiste maat probeerden te treffen.
Vreemd is dat niet, die emotie. De koffie is zo op, de kleding draag je echter de hele tijd met je mee. Beetje te klein, beetje te groot en je hebt er de hele dag last van. Goede afspraken en vooral goede samenwerking met de leverancier zijn dus essentieel. Zeker als je groot inkoopt, zoals de Belastingdienst.
De maat is vol: logistieke problemen van bedrijfskleding
Veel gebruikers van bedrijfskleding hebben een representatieve functie. Ze kunnen dus niet in versleten kleding lopen. Daarom is er voor elk kledingstuk een gemiddelde draagtijd bepaald. Is die termijn verstreken, dan bestelt de gebruiker nieuwe kleding. Nu gebeurt dat twee keer per jaar. De leverancier heeft dan een paar maanden nodig om de hele bestelling in orde te maken. Dat duurt lang en gaat niet altijd goed. Gevolg: ontevreden gebruikers en dus ontevreden klanten. Een situatie die om verandering vroeg.
Uit de maat lopen: innovatieve aanpak
Diana en Daniëlla hebben het logistieke proces voor bedrijfskleding radicaal geïnnoveerd. Hoe? Door de
samenwerking met een andere overheidsorganisatie te zoeken. Zij brachten de aanbesteding onder bij de categoriemanager bedrijfskleding van het Ministerie van Defensie. Daarmee kwam een interessante logistieke speler naar voren: het Kleding en Persoonsgebonden Uitrustingsbedrijf (KPU). Ik was daar wel eens op bezoek geweest en keek toen mijn ogen uit. Niet alleen vanwege het moderne logistieke proces, maar ook vanwege het vakmanschap. Een uitgebreid naaiatelier, schoenmakers, noem het maar op.
De nieuwe leveranciers van bedrijfskleding brengen hun materiaal in bulk naar het KPU. Een bestelling kan voortaan ieder moment rechtstreeks geplaatst worden. Geen passende maat voorradig? Geen nood, dat wordt ter plaatste geregeld. De doelstelling is nu om binnen 10 dagen de bestelling op het kantoor van onze collega te hebben geleverd. Voor het transport gebruiken wij onze eigen logistieke dienst.
De maat nemen: circulair inkopen van bedrijfskleding
Wat heen gaat, moet ook terug. De logistieke dienst haalt gelijk de oude bedrijfskleding op. Die wordt verzameld en gaat daarna naar de
BIGA groep. Dit sociale werkbedrijf sorteert al een aantal jaren kleding voor Defensie. Kleding die niet wordt gebruikt, wordt niet meer verbrand, maar krijgt een tweede leven. De toepassingsmogelijkheden nemen nog steeds toe. Met de toename van het volume wordt Defensie een steeds belangrijkere speler op dit gebied. Zij creëert ondertussen bijna een eigen markt.
De beste maatjes: samenwerken
De Belastingdienst is de eerste overheidspartij die op deze manier samenwerkt met Defensie. Bij gebleken succes (en dat volgt zeker) volgen anderen. Op die manier krijgt Maatschappelijk Verantwoord Inkopen een flinke boost.
Complimenten voor mijn collega’s die deze stap durfden te maken!