In een vorig bericht schreef ik over waarde creatie als de ultieme vorm van inkoopvolwassenheid (WHY). Daarna schreef ik over een deel van de HOW ofwel de Leefwereld van de opdrachtnemer. In dit bericht ga ik in op de Leefwereld van de opdrachtgever (fase vier in het inkoopvolwassenheidsmodel). Ik introduceer hierbij het begrip Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap.
Ik denk dat door de term maatschappelijk verantwoord inkopen de verantwoordelijkheid voor het behalen van maatschappelijke doelstellingen bij de inkoper wordt gelegd. Dit leidt per definitie tot niet-optimale oplossingen en frustraties aan zowel inkopers- als aanbiederszijde. De interne opdrachtgever heeft namelijk vaak hele andere prioriteiten en KPI’s dan de inkoper: bijvoorbeeld de laagst mogelijke kosten, of een snelle productie; maar vooral zo min mogelijk poespas. Dit betekent ook dat hij of zij de inkoper hierop meestal aanstuurt. Dat gaat dus niet werken.
Het bedrijfsleven laat volgens mij zien waar de oplossing ligt. Het verkoopt namelijk niet maatschappelijk verantwoord, maar onderneemt maatschappelijk verantwoord. Als het goed is, is de hele organisatie daar op ingericht. Niet alleen de verkoopafdeling. Waarom praten we dan bij de overheid dan alleen over maatschappelijk verantwoord inkopen en niet over maatschappelijk verantwoord opdrachtgeverschap? Zijn wij niet allemaal verantwoordelijk voor de resultaten van onze organisatie?
Pas als we ons allemaal verantwoordelijk voelen en daar ook naar handelen, dan werkt een overheidsorganisatie vanuit de Bedoeling. Pas dan maken we echt impact. Daar moet echter dan wel de hele organisatie van doordrongen zijn. De eerste stap tot Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap is dan ook Bewustwording.
Ga bewust aanbesteden
De rode draad bij de problemen bij (maatschappelijk verantwoord) aanbesteden is een gebrek aan bewustzijn. Het bewustzijn dat:
- een belangrijk deel van het overheidsbudget ingekocht en aanbesteed wordt,
- goed aanbesteden leidt tot lagere directe en indirecte inkoopkosten en een hogere kwaliteit van de output,
- een goed doordachte uitvraag en een zorgvuldig gekozen procedure betere resultaten opleveren.
- prijsvechten op termijn leidt tot minder marktpartijen, minder keuze, minder kans op een innovatieve oplossing en onvoldoende kwaliteit,
- hiervoor een adequaat ingerichte en gepositioneerde inkooporganisatie nodig is.
- de aanbestedingsregels veel meer ruimte geven dan men denkt.
Verbeter de interne communicatie
De tweede stap is het verbeteren van de interne communicatie. In de praktijk weten bestuurders en opdrachtgevers de inkopers niet altijd te vinden. Inkopers worden dan te laat betrokken. Op die manier worden aanbestedingen haastklussen en wordt de inkoper als lastig ervaren. Inkopen is echter een vak. Voor alle betrokkenen is het wenselijk dat het belang en de positie van de inkoper wordt erkend. Hij of zij wordt vroegtijdig betrokken als er een inkoopbehoefte ontstaat. Bij Defensie hebben wij daar speciaal het zogenaamde Groene Stip overleg heel vroeg in het inkoopproces voor opgenomen.
Versterk de gouden driehoek van inkoop
De derde stap is dat bestuurders ook echt hun verantwoordelijkheid nemen. Zij brengen de aansturing van de opdrachtgevers in lijn met de ambities en doelstellingen van de organisatie.
Binnen de Defensiewereld kennen we de gouden driehoek: de samenwerking tussen Defensie, bedrijfsleven en kennisinstellingen. Bij inkoop is er ook zo’n driehoek. Die bestaat uit de bestuurder, de opdrachtgever en de inkoper. Ieder heeft een rol.
- De bestuurder geeft duiding aan de na te streven maatschappelijke doelen en gaat met opdrachtgever en inkoper de dialoog aan over de manier waarop er uitvoering aan gegeven kan worden.
- De opdrachtgever is budgethouder en geeft aan welke (grote) aanbestedingen eraan komen. Hij of zij articuleert zijn ambitie zo vroeg mogelijk, in de fase van behoeftestelling.
- De inkoper faciliteert de opdrachtgever in het inkoopproces. Hij of zij past de kaders toe en denkt mee over mogelijkheden om het inkooptraject zo in te richten dat er een zo goed mogelijk resultaat geboekt kan worden.
Zet samen de schouders onder maatschappelijk verantwoord opdrachtgeverschap
Iedereen moet er de schouders onder zetten, of hij nu bestuurt, de opdracht geeft of inkoopt. Samen moeten zij ambities bepalen en die realiseren. Hoe eerder zij daarover het gesprek aangaan, hoe beter het is. Iedereen heeft de plicht en verantwoordelijkheid om het aan te kaarten en te realiseren.
Het vraagt dus aandacht van zowel bestuurder als opdrachtgever om met de inkoopprofessionals samen te zorgen voor meer impact in inkooptrajecten. Een goed voorbeeld is de samenwerking VWS en HIS over digitale gegevensuitwisseling in de langdurige zorg.
Meer lezen?
- Waarom het nog steeds niet goed gaat met duurzaam inkopen (interview met Michel Schuurman van MVO Nederland)
- Actieagenda Beter aanbesteden
- Inkoopstrategie Inkopen met impact