Versnellen en Innoveren. Dat was het thema van de Defensie Inkoopdag 2019.
Ik vroeg mij altijd al af waarom er zo weinig Defensiemedewerkers op het jaarlijkse PIANOo (expertisecentrum aanbesteden) congres waren. Wat blijkt? Sinds 2010 organiseren vertegenwoordigers van alle inkopende onderdelen van het Ministerie van Defensie een eigen inkoopdag. Ieder jaar is een ander inkooponderdeel voorzitter. Dit jaar was dit afdeling Inkoop IT.
Ik was er voor het eerst bij. De opkomst was hoog: meer dan 400 collega’s in een inkoop gerelateerde functie hadden zich aangemeld. Hans Dussel opende de dag. Hans is directeur Inkoop van de Defensie Materieel Organisatie (DMO). Lees meer over DMO in mijn blog Inkoopkennis bij Defensie.
Om de aanwezigen te ontdooien vertelde bergbeklimmer Evert Heintz ons hoe je je jouw hele leven in een flow zou kunnen bewegen. Lees hier meer over Flow in organisaties.
De onderwerpen van de deelsessies waren heel anders van aard waren dan ik tot nu toe gewend was op diverse inkoopdagen. Daarom een korte samenvatting van de diverse workshops.
Concurrent Design
De DMO wil werken met de methode Concurrent Design die voor vele defensieprojecten een aanzienlijke doorlooptijdreductie kan brengen, naast kostenreductie en hogere kwaliteit van de output. Inkoop speelt een belangrijke rol door de kennis in te brengen wat er Commercially of Military of the Shelf beschikbaar is. Maar ook als het niet op die manier beschikbaar is, dan heeft inkoop een belangrijke, innovatieve rol in CD-sessies. Andere disciplines zullen voortdurend willen schakelen met inkoop op welke wijze zaken als een innovatie partnerschap, een technologisch platform, diverse ontwikkelopdrachten vorm gegeven kunnen worden, en wat de effecten zijn op doorlooptijd, kosten en risico’s voor het slagen van het totale project.
De sessies over de grondslagen van Lean Six Sigma, en de dilemma’s en kansen die er zijn voor inkoop in een Agile organisatie sloten hier volgens mij goed bij aan.
Versnellen door werken vanuit de Bedoeling
Een professional in het primaire proces is vaak heel druk met het doen van werk dat “van het systeem” moet. Hierdoor focust deze zich meer op de procedures, de protocollen, et cetera in plaats van de klant, de burger of interne collega die voor hem staat. Men is “De Bedoeling” uit het oog verloren. Juist door “De Bedoeling” weer centraal te stellen en leidend te laten zijn in organisaties, komt de werkelijke waarde van professionals weer boven drijven.
Versnellen door te leren van private inkoop
Dat wilde ik ook wel eens weten en dus deze sessie gevolgd. Soms denk ik wel eens wat kan private overheid van de overheid? In mijn beleving is dat namelijk veel complexer omdat de politiek een steeds grotere rol gaat spelen en via inkoop allerlei beleidsdoestellingen wil realiseren. Dat is volgens de spreker echter best lastig. Hij stelde dat de meeste overheidsorganisaties eerst nog flink moeten groeien in inkoopvolwassenheid. Die stelling houdt mij al langer bezig. Zie mijn blog Inkopende organisatie 3.0.
Kennisnetwerk Inkoop en Innovatie
Het innovatiecentrum MIND ondersteunt de DMO organisatie met het versterken van haar innovatief vermogen. MIND vertelde over op de verwevenheid van innovatie met Inkoop en het gebruik van Innovatief Partnership bij een aantal concrete innovatieve inkoopprojecten. Daar was ik bij. Heel leuk om te horen hoe een groep studenten uit verschillende landen het bedrijf Silverwing oprichtte en nu kanshebber is om een innovatiewedstrijd bij Boeing te winnen. Wij werden uitgedaagd om te bedenken hoe er een win-win tussen Defensie en Silverwing kan ontstaan. Leuke sessie!
Afstoting
Alles wat wordt ingekocht verlaat de organisatie op enige moment ook weer. Het kan zijn dat het is verbruikt maar veelal verlaat een artikel de organisatie op een andere wijze en meestal heeft het dan een restwaarde. Bij Defensie gaat het om veel geld. Hoe organiseer je dat?
Versnellen door samen te werken
Ik had nog nooit gehoord van de NATO Support and Procurement Agency (NSPA). Mooie gelegenheid om eens te horen wat die organisatie doet dus. De voordelen van gezamenlijke inkoop via NSPA, additionele diensten van de NSPA aan (transport, opslag etc.), BTW plicht een Europese aanbestedingsregels waren enkele de onderwerpen van deze interessante presentatie.
Juridische zaken
Mijn collega’s van de Afdeling Ondersteuning Inkoop Defensie organiseerden dit jaar al meerdere lunchbijeenkomsten voor inkopers. Zij bespraken bijvoorbeeld de Eigen Verklaring, eenvoudig te herstellen fouten en wezenlijke wijzigingen, beoordeling en gunningscriteria en motivering gunnings- en afwijzingsbrief en de verwervingsstrategie. Op een leuke manier vatten zij deze onderwerpen nog eens samen.
Prof. Mr. Elisabetta Manunza en PhD Assistant mr. Nathan Meershoek bespraken de interne markt voor Defensieopdrachten met een gezamenlijke EU Defensie.
Al met al een heel leerzame dag. Leuk om op zo’n dag te merken dat er zoveel mensen bij Defensie bezig zijn met onderwerpen waar zij hun passie in kwijt kunnen. Op naar de volgende!
