Managen van een contract is belangrijk. Ik belandde pas weer eens in een discussie over de definitie van contractmanagement. Hoog tijd om daar eens wat dieper in te duiken. Eerst de basis: wat is management? Van Dale is hier kort over.
Management: het leiden van een bedrijf of instelling.
Contractmanagement
Even zoeken op Internet bevestigt dat er nogal wat definities rond zwerven. Meestal heel uitgebreid. Wat mij opviel is dat hierbij vaak het doel beschreven wordt. Een voorbeeld: het doel van contractmanagement is het genereren van managementrapportages. Daar kan ik echter niet zoveel mee.
Een voor mij bruikbare definitie voor contractmanagement vond ik op de site van PIANOo.
Contractmanagement: het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken.
Leveranciersmanagement
Vaak wordt in een adem met contractmanagement ook leveranciersmanagement genoemd. Van Dale geeft aan dat management gaat over de eigen organisatie; iets waar je dus invloed op hebt. Leveranciers kun je dus volgens deze definitie niet managen, want ze horen bij een andere organisatie. De enige invloed ligt in het houden van de leverancier aan zijn contractafspraken. Dat valt echter onder de bovengenoemde definitie van contractmanagement. Hoogstens kun je de leverancier beïnvloeden. Maar dan heb je het weer over relatiemanagement.
De Engelstalige literatuur combineert het tot supplier relationship management. Dat dekt de lading tenminste beter. Maar ja, relatiemanagement: dat klinkt weer zo therapeutisch. Daarmee is, in mijn ogen, de best passende definitie die van CATS CM. Weer een lange definitie, waarvan ik voor het gemak het voorste en laatste deel weglaat.
Leveranciersmanagement: Het managen van de relaties van de eigen organisatie met haar leverancier.
Soms kom ik in de definities trouwens ook iets tegen over het managen van toekomstige leveranciers. Dat is, gezien de voorgaande redenatie dus best wel knap. Wat meestal bedoeld wordt is het continu zoeken naar marktpartijen. Een partij die de beste prijs-kwaliteit verhouding voor de door jou gewenste dienst of product levert.
Nog een mooie: strategisch leveranciersmanagement. Zoals het er staat duidt strategisch op leveranciersmanagement. Het op een strategisch wijze omgaan met leveranciersmanagement dus. In de meeste gevallen wordt hiermee echter het managen van strategische leveranciers bedoeld.
Managen van van alles
Blijft de verwarring bij deze twee management rollen/functies? Nee hoor; even zoeken op Internet levert een schat aan managementtermen op die tot het werk van de contractmanager horen. Rondom een contract wordt er blijkbaar heel wat op los gemanaged. Het duizelde mij eerlijk gezegd wel een beetje. De bijhorende definities hielpen mij niet echt. Weer veel uitleg over het doel, maar voor mij nog steeds veel onduidelijkheid
Ik heb daarom geprobeerd om voor mijzelf wat eenvoud in de terminologie te brengen. Ik kwam, geïnspireerd door Japke D. Bouma, tot de volgende (niet uitputtende) woordenlijst:
- Implementatiemanagement
- zo snel mogelijk uitvoeren van nieuw contract
- Informatiemanagement
- iedereen krijgt op tijd de juiste informatie
- Issuemanagement
- onduidelijkheid uit het contract halen
- Kwaliteitsmanagement
- steeds beter werken
- Performancemanagement
- kijken of het doel gehaald wordt
- Portfoliomanagement
- je leveranciers kennen
- Relatiemanagement
- bakkie doen
- Risicomanagement
- problemen voorkomen
- Servicemanagement
- krijgen wat is afgesproken
- Software assetmanagement
- contractmanagement voor softwarepakketten
- Supliermanagement
- leveranciersmanagement bij ICT
- Vendormanagement
- leveranciersmanagement bij Inhuur
Risicomanagement is mijn favoriet in dit rijtje. Vanwege het uitvoeren van ‘mitigerende maatregelen’. Dat lijkt mij zoooo spannend!
Managen voor iemand anders
Van een collega kreeg ik de reactie: Is een manager niet “Iemand die er voor zorgt dat een ander doet wat hij wil”? Dan is management het instituut of organisatie eenheid die er voor zorgt dat een ander doet wat hij wil. Dan is een relatiemanager iemand die er voor zorgt dat jij een bakkie gaat doen bij de leverancier. De kwaliteitsmanager is iemand die er voor zorgt dat een ander steeds beter gaat werken. Die vond ik wel mooi.
Managen van het vak
Een andere collega vroeg zich af of het uit elkaar halen van werkzaamheden die bij één functie horen een functievervaging of functieverarming inhouden. Waarom zou dat worden gedaan?
Is het: Scheppen van duidelijkheid? Komt er teveel kennis (en dus macht) bij één persoon? Moet er worden bezuinigd? Zo had ik er nog niet naar gekeken.
In mijn ogen betekent deze hoeveelheid van termen en verschillende definities dat dit mooie vak nog volop in ontwikkeling is. We lenen links en rechts termen om te kunnen beschrijven hoe gecompliceerd het werk ondertussen geworden is. Er wordt steeds meer van de contractmanager gevraagd. Daarom hoog tijd om daar eens stil bij te staan en eenduidig te beschrijven waar we het nou eigenlijk over hebben. Ik hoop hiermee een aanzet te geven.