In mijn vorige blog beschreef ik onder de titel Continu verbeteren van het contractmanagement wat ons team het afgelopen jaar allemaal voor elkaar kreeg. In teamontwikkelingstermen was dat het jaar van Norming, de basis op orde krijgen. Nu wordt het tijd voor Performing, uitvoeren wat we verleden jaar op poten hebben gezet. Performance vindt plaats op verschillende niveaus.
Performance van de leverancier
We willen komend jaar elke maand een zogenaamde Service Performance Rapportage maken en bespreken. Elk van onze contractmanagers heeft een werkpakket waar verschillende contracten onder hangen (zie Grote schoonmaak bij de Belastingdienst en Contractmanagement in vervoering). Per leverancier bespreken we bijvoorbeeld de uitputting van het contract, KPI’s, klachten, de uitgevoerde acties en lopende issues. De eerste concepten hebben we verleden jaar al besproken en dat gaf een heel ander gesprek. Veel meer op de inhoud.
Performance van de collega
Dit jaar beginnen we met een hele fijne indicator. Tijdschrijven dus. Een onderwerp waar ik eigenlijk heel erg jeuk van krijg. Nietszeggende cijfertjes die vooral bedoeld lijken te zijn om het ziekteverzuim te registreren. Dat kan toch wel anders? Ja, dat kan zeker. Een collega in ons team liet pas zien hoe zij tijd schreef. Keurig per contract en per taak. Dat gaf inzicht en inspiratie. We hebben onze contracten namelijk verdeeld naar financieel belang en risico. Een simpel piepcontract zou bijvoorbeeld weinig tijd moeten kosten en zeker weinig tijd voor overleg met de leverancier. Aan de hand van de geschreven tijd kunnen we dan het gesprek aangaan of we moet de goede dingen bezig zijn. Best wel spannend!
Performance van het team
Aan de hand van de volwassenheidsmeting, die we eind verleden jaar voor de tweede keer gedaan hebben, is per collega inzichtelijk ge
maakt op welke aspecten deze zich nog verder kan ontwikkelen. In het algemeen is dat risicomanagement. Op de cursus die wij met zijn allen deden hebben we daar de tools voor gekregen. Nu is tijd om de opgedane kennis te gaan toepassen. Best wel veel werk. We beginnen daarom eerst met de contracten die we indeelden als hoog risico en hoge financiële waarde. Een andere klus die we gaan aanpakken is een uniforme indeling van de contractdossiers. Aan het eind van het jaar doen we weer een volwassenheidsmeting. Heel benieuwd waar we dan staan!
Performance van het IUC
Per 1 januari ben ik ook teamleider van het team Inkoopondersteuning. Voor het contractmanagement is het hel handig dat in dat team de 
contractadministratie zit en de control (spendanalyse). Mooie klus om de verbinding tot stand te brengen.
Performance van de klant
Voor de performance van onze klanten hebben we een niet zo’n positieve KPI: het percentage Maverick Buying. Een mooi doel voor 2018 lijkt mij om deze om te draaien naar een Compliance KPI. Op naar de 100%!
Performance van de Belastingdienst
Binnen de Belastingdienst hebben wij als IUC alleen de contracten voor Facilitair en Organisatie&Personeel en voor zeven rijksbrede categorieën. De contracten voor ICT en voor de Douane worden door de diensten zelf gemanaged. Zit ook wel een logica in want daar is de impact op het primaire proces ook erg hoog. Waar het IUC wel verantwoordelijk voor wordt is de regie op het contractmanagementproces binnen de Belastingdienst. Ik hoop dit jaar op een waardevolle samenwerking met deze diensten!
Performance van het Rijk
Verleden jaar hebben wij een samenwerkingsovereenkomst gesloten met de Haagse InkoopSamenwerking en de Dienst Publiek 
en Communicatie van het Ministerie van AZ. Daaruit volgde een heel leuke brainstormsessie over de acties die we in 2018 gezamenlijk in gang willen zetten. Ook met het RIVM hebben we leuk samengewerkt. Daar willen we in 2018 mee verder. We gaan in ieder geval drie kennissessie met de HIS en DPC organiseren en we willen een rijksbrede kennis dag over contract- en leveranciersmanagement organiseren.
2018 wordt een mooi jaar voor het contractmanagement!