Dit jaar begonnen wij met de uitvoering van een uitgebreid plan. Dat plan leidt tot het continu verbeteren van ons contractmanagement. Wij, dat zijn de contractmanagers van
de rijksbrede inkoopcategorieën (kort gezegd: de centrale contractmanagers) en de contractmanagers van de teams Facilitair en Organisatie & Personeel (de decentrale contractmanagers). Beiden werken bij het IUC Belastingdienst. In totaal zijn dat bijna twintig collega’s.
Continu verbeteren: de basis leggen
Onze eerste stap was het beschrijven van het beleid. Daarbij was de eerste hobbel al het vastleggen van een goede definitie van contractmanagement. Voor we dat helder hadden waren we al weer wat verder in de tijd!
Daarna beschreven we het proces. Dat leidde tot leuke discussies, vooral vanwege het verschil tussen het centrale en decentrale contractmanagement.
Het derde product was een template voor het inrichten van het contractdossier. Tot nu toe werden de getekende contracten en bijlagen wel centraal ingelegd, maar archiveerde iedereen de overige stukken op de manier die hij of zij het prettigst vond. Dat leverde wel eens problemen, bijvoorbeeld bij het overnemen van werkzaamheden tijdens ziekte of vakantie. Daar zijn we nu van af!
Vervolgens hebben we de Rollen, Taken en Verantwoordelijkheden vastgelegd. Dat was best een lastig gedeelte. Vooral vanwege het verschil tussen centraal en decentraal contractmanagement. Maar ook daar zijn we goed uitgekomen.
Als laatste hebben we een aantal proces KPI’ afgesproken. Het werd tijdens dit proces wel duidelijk dat mijn collega’s heel praktisch zijn. Hoe praktischer de onderwerpen werden, hoe groter het enthousiasme werd om een bijdrage te leveren.
Continu verbeteren: het leertraject volgen
Hiermee hadden we de papieren basis gelegd. De volgende stap was het volgen van een cursus. In twee groepen gingen we allemaal vier dagen op cursus. Ik moet be
kennen: er was vooraf wel enige scepsis. Mot dat nu weer? Doen we het dan niet goed? Dat soort opmerkingen. Maar dat bleek uiteindelijk mee te vallen.
We hebben een hoop geleerd, veel ervaringen uitgewisseld en ook de mix van centrale en decentrale contractmanagers leidde tot meer begrip voor elkaars situatie. De cursus werd afgerond met examen waarbij het overgrote deel met hele mooie cijfers slaagde (ik ook)!
Continu verbeteren: in praktijk brengen
Nu zitten we midden in de implementatie. Vastleggen welke contracten je onder je hoede hebt, welk behandelingsscenario je daar op gaat loslaten, opstellen van risicoprofielen en natuurlijk het inrichten van de contractdossiers volgens de afgesproken indeling. Ook het maken (en bespreken) van een maandelijkse voortgangsrapportage hoort er bij. Daarnaast gaan we voorlichting geven aan de contracteigenaren. Wat wordt er van hen verwacht, wat mogen zij verwachten van ons?
Eind van deze maand wordt het project afgerond met een tweede volwassenheidsmeting. Daaruit zal blijken hoe goed we op weg zijn en wat we volgend jaar (nog) gaan oppakken. Zo blijven wij samen continu ons werk verbeteren. Hoe leuk is dat!