Grote schoonmaak. Zo kun je het werk van contractmanager Johan Kraan het best omschrijven. Met bijna 30.000 medewerkers, meer dan 100 gebouwen en een bruto vloeroppervlakte van ongeveer 750.000 m2 valt er heel wat schoon te maken bij de Belastingdienst. Johan vertelt wat dat allemaal betekent.
Het schone gebouw
Het werkpakket van Johan noemen we het Schone Gebouw. Dat houdt niet alleen in het schoonmaken van de gebouwen. Ook de glasbewassing, plaagdierbestrijding, reststoffen verwerking en de sanitaire verbruiksartikelen vallen in dit pakket.
Plaagdierbestrijding
Het gaat hier over het nemen van voorzorgsmaatregelen om de overlast van ongedierte zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken. De dienstverlening door Anticimex staat voornamelijk in het teken van advies en preventie.
Reststoffenverwerking
Reststoffenverwerking bestaat uit drie onderdelen. Gescheiden afvalverwerking door de firma Suez betreft het vervoeren en verwerken van stoffen die zijn ontstaan tijdens de bedrijfsuitoefening. Voorbeelden zijn GFT, koffiedrab en koffiebekers. Hierbij hebben onze klanten een belangrijke rol bij het op een juiste manier scheiden van het afval. Afvalinzameling betreft het inzamelen van (vertrouwelijk) papier, karton, cartridges en gegevensdragers. Het derde onderdeel betreft het legen van de afvaleilanden.
Schoonmaak en glasbewassing
De schoonmaak van onze gebouwen, inclusief de binnen- en buiten glasbewassing is de verantwoordelijkheid van de RijksSchoonmaakOrganisatie (RSO). Voorheen waren dit externe leveranciers, nu zijn het collega’s van ons. Dit vraagt om een andere benadering van het contract. Johan vindt het leuk om met hen op te trekken. Samen proberen ze de kwaliteit van de schoonmaak naar een nog hoger niveau te krijgen. De technische schoonmaakcontrole wordt door een extern bedrijf gedaan. Dit bedrijf beoordeelt voor alle belastingdienstpanden de schoonmaakkwaliteit.
Sanitaire voorzieningen
Alle sanitaire voorzieningen van de belastingkantoren worden door de firma Initial op dezelfde wijze uitgerust. Standaardisatie leidt tot efficiëntie en daarmee tot lagere kosten. De hygiëne in de gebouwen staat hierbij voorop. Uniek hierbij is het reinigen van de toiletbrillen met een seatcleaner. De schoonmakers van de RSO zorgen voor het aanvullen van de artikelen.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent onder meer dat bedrijven, waarmee contracten worden afgesloten, zich inzetten om gehandicapten en langdurig werklozen aan een baan (of stage) te helpen. Verder gelden er milieueisen bij de inkoop van producten en diensten. Ook gebruikt het Rijk het inkoopbeleid bijvoorbeeld om innovaties te bevorderen. Ook wil zij meer kansen geven aan MKB-bedrijven en ZZP’ers.
De Rijksschoonmaakorganisatie is dit jaar in samenwerking met de Belastingdienst drie pilots gestart. Hierbij worden 45 medewerkers met een arbeidsbeperking ingezet voor de schoonmaak. Deze medewerkers zijn in dienst van de Belastingdienst.
“Dit prachtige initiatief bewijst dat er in de praktijk vaak meer mogelijk is als het gaat om de inzet van mensen met een arbeidsbeperking. Het gaat erom dat werkgevers anders kijken naar de mogelijkheden van mensen. Het is belangrijk om niet in vacatures te denken, maar om je af te vragen welke opdrachten blijven liggen. Wellicht kunnen ze zó georganiseerd worden, dat ze heel goed of misschien zelfs beter gedaan kunnen worden door mensen met een arbeidsbeperking.”(staatssecretaris Jetta Klijnsma van Sociale Zaken en Werkgelegenheid).
Johan benadrukt dat gescheiden afvalinzameling een belangrijk speerpunt is van het duurzaamheidsbeleid van de Belastingdienst. Als mooie voorbeelden noemde hij het gebruik van koffiedik als grondstof voor biopallets. De papieren tissues worden tezamen met de koffiebekers verwerkt tot subcoal.
Bestrijdingsmiddelen bij de plaagdierenbestrijding worden alleen toegepast wanneer preventieve bestrijding niet voldoende is. Uitgangspunt hierbij is de inzet van minder milieubelastende middelen.
Samenwerking met leveranciers
De samenwerking met de leveranciers loopt goed volgens Johan. Succesvol contractmanagement is in zijn beeld alleen mogelijk als er een goede wisselwerking bestaat tussen opdrachtgever en de leverancier. Een goed voorbeeld is de gescheiden inzameling van karton. De firma Reisswolf heeft een grote perscontainer op het Belastingdienst complex in Apeldoorn geplaatst. Het karton uit de verschillende vestigingen wordt door onze eigen vervoerdienst van naar Apeldoorn gebracht. Zij rijden toch al en hebben nu een retourvracht. Nu hoeft de firma alleen nog maar naar Apeldoorn te rijden. Dit beperkt de CO2 uitstoot en levert daarbij ook nog een flinke besparing op exploitatie. Milieu en kostenbesparing gaan hierbij hand in hand.
Een ander voorbeeld dat Johan noemt is dat in twee contracten voor reststoffenverwerking is opgenomen dat de leverancier actief meedenkt over de uitvoering van het contract. Deze kan bijvoorbeeld voorstellen doen tot aanpassing van het aantal middelen en frequentiewijzigingen.